✅ Qué es el Order to Cash y por qué es importante optimizarlo
Si tienes una empresa, habrás notado que para que tenga éxito y funcione correctamente, es necesario que todos sus engranajes estén bien engrasados. Uno de los más importantes, y del que te hablamos hoy, es el Order to Cash (O2C).
Desde Lógicos, te explicamos por qué es importante optimizar el proceso de Order to Cash para mejorar el rendimiento de tu empresa y la experiencia del cliente.
¿Qué es el Order to Cash?
El Order to Cash es el proceso comercial que abarca todas las etapas que se activan cuando un cliente realiza una compra. Estos pasos comprenden desde la recepción del pedido hasta el momento en el que se realiza el pago y este se registra. A este proceso también se le llama “ciclo del cliente”.
Dependiendo del tipo de empresa y de los productos en venta, el proceso de Order to Cash puede ser tan fácil como una simple transacción o llegar a contar con hasta 8 etapas.
¿Por qué es importante optimizarlo?
Agilizar este proceso y automatizarlo en la medida de lo posible será vital para mantener la rentabilidad de un negocio o hacerlo crecer, ya que impacta positivamente en el resto de las actividades comerciales. Además, un buen control del Order to Cash fidelizará y mantendrá contentos a los clientes.
La tecnología juega un papel crucial al interconectar todos los procesos del Order to Cash. Por ejemplo, desde Lógicos ponemos a tu disposición nuestro ERP y WMS, o los integramos con tus sistemas, para que tengas una visión 360º de cada uno de los procesos que se ponen en marcha con cada pedido.
Algunas de las mejoras que conseguirás serán:
- Ahorro de tiempo: Si el proceso de Order to Cash está sistematizado, podrás dedicarte a otras tareas que aporten mayor valor añadido a tu empresa.
- Satisfacción del cliente: Si el proceso está bien optimizado, los posibles errores se minimizarán, así como los plazos de entrega al cliente.
Como ya hemos mencionado, esto aumentará la calidad percibida tanto de tu empresa como de tu producto o servicio.
¿Cuál es el ciclo del Order to Cash?
Dentro del gran proceso que es el Order to Cash, podemos distinguir 8 pasos que se pueden agrupar en 4 grandes etapas: la entrada de los pedidos, el cumplimiento de los pedidos, la facturación y el pago.
A continuación, te explicamos cada uno de los 8 pasos del Order to Cash para que tengas en cuenta sus características y posibles mejoras:
-
Gestión de pedidos
El proceso del Order to Cash se activa cuando el sistema recibe una “orden” por parte del cliente. Esta puede llegar por muchas vías: a través de tu tienda online, por correo electrónico, etc. Es en este momento cuando una notificación automática debería llegar al resto de departamentos para que estén al tanto del pedido y puedan procesarlo.
-
Gestión de crédito
En este apartado se monitoriza el riesgo que puede entrañar un cliente.
-
Cumplimiento de pedidos
El proceso de cumplimiento tiene que ver con la recepción, el empaquetado y el envío de los productos. Es importante que el inventario de productos esté actualizado en tiempo real para evitar pedidos sin stock. Si el pedido se tramita, debería saltar una alarma y se debería avisar al cliente.
-
Envío
Las empresas de transporte deben contar con la información actualizada tanto del producto como del cumplimiento del pedido.
-
Envío de facturas
El cliente recibe una factura para el pedido realizado, que debe incluir toda la información relevante, así como información general sobre impuestos o posibles descuentos. Una buena gestión de las facturas evitará demoras e inexactitudes que puedan afectar al negocio.
-
Reclamación de cobros
Tener automatizado el sistema de contabilidad evitará facturas pendientes y posibles impagos. Las empresas o usuarios que deben realizar el cobro deberán tener acceso fácil y claro a toda la información necesaria para realizarlo.
-
Pagos
Para una gestión de cobros óptima, es importante marcar plazos específicos. Además, se debe ofrecer al cliente los medios y opciones necesarias para evitar demoras y posibles errores.
-
Conciliación y gestión de datos
El ciclo del Order to Cash se completa cuando el cobro se registra en los libros de contabilidad. En esta etapa también se recogen los datos de rendimiento de cada etapa del proceso, permitiendo monitorear cómo afecta al resto de departamentos de la empresa.
En Lógicos gestionamos el proceso de Order to Cash
Somos un operador de logística 3PL especializado en la gestión de cada etapa del Order to Cash. Si tu empresa aún no está en España, pero quieres empezar a vender aquí, nos ocupamos de:
- La gestión de órdenes de compra
- La preparación y el envío de pedidos
- La facturación
- El cash collection
Todo esto mientras ponemos a tu disposición un equipo que también se ocupa de la atención al cliente.
- Proporcionamos asesoramiento en cuanto a productos y resolvemos todas las posibles dudas que puedan surgir.
- Resolución de incidencias
- Devoluciones
Además, como has visto a lo largo de este artículo, para nosotros el uso de la última tecnología es vital para que el trabajo fluya y que tengas una visión global de todo lo que sucede. Integramos nuestros sistemas con los tuyos, así que olvídate de transiciones difíciles. En un clic podrás acceder a todas tus operaciones: pedidos, facturación, pagos, etc.
Esperamos que este artículo sobre el proceso de Order to Cash te haya resultado útil. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna duda o si estás interesado en nuestros servicios.
