✅ Qué es el order to cash y por qué es importante optimizarlo

Si tienes una empresa, te habrás dado cuenta de que para que tenga éxito y funcione correctamente, es necesario que todos sus engranajes estén bien engrasados. Uno de los más importantes, y del que te hablamos hoy es el order to cash (O2C). 

¿Qué es el order to cash? 

El order to cash es el proceso comercial que abarca todas las etapas que se activan cuando un cliente realiza una compra. Estos pasos comprenden desde la recepción del pedido hasta el momento en el que se realiza el pago y este se registra. A este proceso también se le llama “ciclo del cliente”. 

Dependiendo del tipo de empresa y de los productos en venta, el proceso de order to cash puede ser tan fácil como una simple transacción o llegar a contar con hasta 8 etapas.

¿Por qué es importante optimizarlo?

Agilizar este proceso y automatizarlo en la medida de lo posible será vital para mantener la rentabilidad de un negocio o hacerlo crecer, ya que impacta positivamente en el resto de las actividades comerciales. Además, finalmente un buen control del order to cash fidelizará y mantendrá contentos a los clientes. 

De hecho, la tecnología juega un papel crucial a la hora de interconectar todos los procesos del order to cash. Por ejemplo, desde Lógicos ponemos a tu disposición nuestro ERP y WMS, o los integramos con tus sistemas, para que tengas una visión 360º de cada uno de los procesos que se ponen en marcha con cada pedido. 

Algunas de las mejoras que conseguirás serán:

• Ahorro de tiempo: Si el proceso de order to cash está sistematizado, podrás dedicarte a otras tareas que aporten mayor valor añadido a tu empresa.

• Satisfacción del cliente: Si el proceso está bien optimizado, los posibles errores se minimizarán, así como los plazos de entrega al cliente.  

Como ya hemos dicho antes, esto aumentará la calidad que se percibe tanto de tu empresa como de tu producto o servicio. 

¿Cuál es el ciclo del order to cash?

Dentro del gran proceso que es el order to cash, podemos distinguir 8 pasos que, a su vez, podemos separar en 4 grandes etapas: la entrada de los pedidos, el cumplimiento de los pedidos, la facturación y el pago. 

A continuación te hablamos de cada uno de los 8 pasos del order to cash para que tengas en cuenta sus características y sus posibles mejoras:

• Gestión de pedidos

El proceso del order to cash se activa cuando el sistema recibe una “orden” por parte del cliente. Esta puede llegar por muchas vías: a través de tu tienda online, a través de una petición al correo electrónico... 

Es en este momento cuando una notificación automática debería llegar al resto de departamentos para que estén al tanto de dicho pedido y puedan procesarlo. 

• Gestión de crédito

En este apartado se monitoriza el riesgo que puede entrañar un cliente. 

• Order Fulfillment

El proceso de fulfillment tiene que ver con la recepción, el empaquetado y el envío de los productos. En este momento, es muy importante que el inventario de productos esté actualizado a tiempo real para evitar pedidos que no tengan stock. Si, aún así, el pedido se llega a tramitar, debería saltar una alarma y se debería proceder a avisar al cliente.

• Envío o shipping

En este apartado, las empresas de transporte tienen que contar con la información actualizada tanto del producto como del order fulfillment. 

👉 Desde Lógicos 3PL, te contamos por qué es básico contar con un operador logísticos de confianza. 

• Envío de facturas

En este paso, el cliente recibe una factura para el pedido que ha realizado. Esta deberá incluir toda la información relevante, así como información general en cuanto a impuestos o posibles descuentos. 

De nuevo, una buena gestión de las facturas evitará demoras e inexactitudes que puedan afectar al resto del negocio. 

• Reclamación de cobros

Tener automatizado el sistema de contabilidad evitará tener facturas pendientes y posibles impagos. De igual manera, las empresas o usuarios que tengan que realizar el cobro deberán acceder de manera clara y fácil a toda la información necesaria para realizarlo. 

• Pagos

Una de las cosas más importantes para una gestión de cobros óptima es marcar plazos específicos. 

De igual manera, se le debe ofrecer al cliente los medios y opciones necesarias para evitar estas demoras y posibles errores.

• Conciliación y gestión de datos

El ciclo del order to cash se completa cuando el cobro se registra en los libros de contabilidad.

Además, en esta etapa también se recogen los datos de rendimiento de cada una de las etapas del order to cash. De esta manera, entre otras cosas, se puede monitorear cómo este proceso ha afectado al resto de departamentos de la empresa. 

En Lógicos gestionamos el proceso de order to cash

Somos un operador de logística 3PL especializados en la gestión de cada una de las etapas del order to cash. Además, si tu empresa todavía no está en España, pero quieres empezar a vender aquí, nos ocupamos de:

• La gestión de órdenes de compra
• La preparación y el envío de pedidos
• La facturación
• El cash collection

Todo esto mientras ponemos a tu disposición un equipo que se ocupa de también de la atención al cliente.

• Proporcionamos asesoramiento en cuanto a productos y resolvemos todas las posibles dudas que puedan surgir.
• Resolución de incidencias
• Devoluciones

Además, como ya has podido ver a lo largo de este artículo, para nosotros el uso de la última tecnología es vital para que el trabajo fluya y que tu tengas una visión global de todo lo que va pasando. 

Integramos nuestros sistemas con los tuyos, así que olvídate de transiciones difíciles o engorrosas. En un click podrás acceder a todas tus operaciones: pedidos, facturación, pagos, etc.

Esperamos que te haya resultado útil este artículo sobre el proceso de order to cash. Y no olvides ponerte en contacto con nosotros si tienes cualquier duda o si estás interesado en nuestros servicios.